Ca profesionist in HR trebuie sa te asiguri ca documentele si textele pe care le redactezi sunt corecte si mai ales sunt intelese de cititorii tai. Asigura-te ca in cadrul documentelor scrise de tine, toate informatiile sunt incluse. De exemplu, nu cere oamenilor sa se inscrie pe o anumita cerere si nu returna o scrisoare de oferta fara a da detalii exacte despre cum si unde trebuie sa se inscrie respectivul candidat.
Asigura-te ca documentul este corect. Inainte de distribuirea documentelor catre angajatii sau vanzatorii tai, trebuie sa te asiguri foarte bine ca acestea sunt corecte. Verifica toate informatiile pentru a te asigura ca nu exista greseli si erori factuale sau erori de dezinformare.
Verifica si corecteaza cu atentie si cu grija. Nu trece cu vederea importanta citirii a doua si a treia oara a tot ceea ce ai scris inainte de a finaliza sau a trimite undeva documentul in cauza. Verifica sa nu fie greseli de gramatica, erori de scriere, problemele legate de folosirea cuvintelor si alte lucruri care pot compromite cu usurinta calitatea documentelor scrise de tine.
Pune si o a doua pereche de ochi sa se uite peste ceea ce ai scris. Odata ce crezi ca documenele tale de afaceri sunt gata de trimis, frumos finalizate, pune si pe altcineva sau pe mai multe persoane sa se uite peste ele, sa le mai verifice odata.
Obtine si un feedback legal daca este necesar neaparat. In cazul documentelor care ar fi obligatoriu sa fie legale sau care au legatura cu legea, este o buna idee sa pui sa fie revizuite de cineva specializat, de catre avocatul tau sau al firmei de care tii, cu mult inainte de a le distribui catre oamenii la care trebuie sa ajunga.
Urmand aceste sfaturi, te poti ajuta pe tine insuti si pe compania ta in vederea asigurarii ca documentele redactate sunt de calitate si stilul de scris este adecvat iar documentele pe care le produci intampina cerintele organizatiei si ale anggajatilor si ale altor stakeholderi.